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La vida del emprendedor tiene muchos momentos complicados, duros, y de dudas, pero sin duda alguna uno de ellos es el momento en el que decides dar el paso y lanzar tu startup, hacerla realidad. Te sientas enfrente del ordenador, con una idea, un plan de negocio y te preguntas, ¿y ahora qué? En el siguiente artículo trataremos de darte unas nociones básicas sobre la documentación mínima que debes tener para cumplir con las leyes españolas. 

Hablaremos sobre 7 documentos básicos. Estos son el registro de la marca,  la cuenta bancaria, los estatutos sociales, escritura pública de constitución, hacienda, la inscripción en el registro mercantil y la obtención del NIF definitivo. 

  1. Registro del nombre comercial o marca

Para esto hay que obtener el certificado negativo de denominación social en el Registro Mercantil Central. Mediante este documento se refleja la no existencia de ninguna otra compañía que coincida con el nombre que hayas elegido. Tienes hasta 5 nombres diferentes para llevar al registro, se recomienda registrar el nombre antes de la sociedad porque pueden registrar ese nombre antes que tú. La validez del nombre concedido es de 3 meses (Real Decreto 158/2008). Pasado este plazo debe renovarse, siempre que no hayan transcurrido más de 6 meses, ya que entonces habrá caducado definitivamente.

  1. Cuenta bancaria

Para crear una S.L., necesitas aportar un capital inicial de mínimo 3.000€, este también puede aportarse como bienes materiales. Por lo que debes acudir a la entidad bancaria y desembolsarlos. El banco emitirá un certificado del ingreso, el cual deberás presentar más adelante en la notaría.

  1. Estatutos Sociales

Los socios que vayan a constituir la Sociedad Limitada (S.L.), redactarán un conjunto de normas que reflejarán los derechos y obligaciones dentro de la empresa y cómo se regirá la compañía. Dentro de estos estatutos hay un contenido básico que debe aparecer: 

  • Se dejará constancia de la denominación que adquirirá la sociedad.
  • También se deberá conocer el objeto social de la empresa, que estará determinado por las actividades que se realizan en la misma.
  • La fecha que tendrá de cierre el ejercicio social de la empresa.
  • El domicilio social, es decir, el lugar físico donde se realizarán las actividades de la empresa y se hará efectiva su administración.
  • También se deberá averiguar el capital social, que serán todas las participaciones en que se divida el capital, al igual que su valor nominal y la numeración correlativa.
  • También se tendrá en cuenta cuáles van a ser los modos de organizar toda la administración de la sociedad y el papel que tendrá cada socio, siempre dentro de los términos legales correctos.
  1. Escritura pública de constitución

La firma de dicha escritura pública se hace por todos los socios y ante notario. También puedes utilizar las actas constitutivas firmadas por todos los socios para formalizar tu empresa de forma legal.

  1. Hacienda

Aquí hay tres trámites que deberás hacer, el primero es la obtención del Número de Identificación Fiscal (NIF). Para ello, deberás cumplimentar el modelo 036, llevar la fotocopia del DNI del que vaya a firmar y la fotocopia de la escritura de constitución de la sociedad limitada del notario. Este NIF es provisional, teniendo una duración de 6 meses, hasta que lo declares como definitivo.

Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE). El IAE es un tributo local que grava la actividad de las empresas. Para ello, deberás cumplimentar el modelo 840 y presentarlo, junto con el NIF, en la Agencia Tributaria.

Por último, la Declaración censal (IVA). A través de ella se detalla el comienzo de la actividad profesional de tu empresa. Deberás presentar el modelo 036, el NIF  y el documento que acredita que te diste de alta en el IAE.

  1. Inscripción en el Registro Mercantil 

Tienes la obligación de inscribir la S.L. en el Registro Mercantil, el plazo es de dos meses desde que obtienes la escritura pública de constitución en el notario. 

  1. Obtención del NIF definitivo

Como dijimos antes el NIF que te dan en hacienda es provisional, así pues tras la inscripción en el Registro Mercantil debes volver a Hacienda y cambiarla por la tarjeta definitiva. El plazo es de un mes desde la constitución de la empresa. 

Para concluir, este post resume la documentación mínima y el proceso a seguir para poder crear tu empresa y cumplir con la legislación española. Esperamos que os haya servido de ayuda para comenzar con vuestras empresas. 

De parte del equipo de trabajo de Némica Consultores, ¡suerte y éxito!

Pedro Gamero Lagüéns